تیمتان کارهای زیادی شروع میکند، اما چرا هیچچیز تمام نمیشود؟
شروع کردن چند کار بهصورت همزمان ممکن است نشانه پرکاری به نظر برسد، اما معمولاً باعث پراکندگی تمرکز، افزایش کارهای نیمهتمام و کند شدن پیشرفت واقعی تیم میشود.
همه مشغولاند، اما خروجی کجاست؟
یک پروژه جدید شروع میشود.
چند روز بعد، یک درخواست فوری وارد تیم میشود و بخشی از اعضا سراغ آن میروند.
همزمان یک ایده جدید مطرح میشود، مدیر تصمیم میگیرد آن را هم امتحان کند و چند تسک دیگر به برنامه اضافه میشوند.
بعد از مدتی، تیم تعداد زیادی کار «در حال انجام» دارد، اما وقتی دنبال خروجی نهایی میگردید، چیز زیادی پیدا نمیکنید.
مشکل اینجا کمبود تلاش نیست.
مشکل این است که تیم بیشتر از اینکه کارها را تمام کند، کار جدید شروع میکند.
کار نیمهتمام فقط یک تسک ناقص نیست
هر کار نیمهتمام بخشی از توجه تیم را اشغال میکند.
اعضای تیم باید به خاطر داشته باشند کار در چه مرحلهای بوده، چه تصمیمهایی گرفته شده، منتظر چه کسی هستند و قدم بعدی چیست.
هرچه تعداد این کارها بیشتر شود، هزینه ذهنی مدیریت آنها هم بیشتر میشود.
به همین دلیل ممکن است یک نفر در طول روز بین طراحی، پاسخ به پیامها، بررسی یک باگ، جلسه و چند تسک مختلف جابهجا شود، اما در پایان روز احساس کند هیچ کار مهمی واقعاً جلو نرفته است.
جابهجایی بین کارها سرعت را بیشتر نمیکند
گاهی تصور میکنیم اگر چند کار را همزمان جلو ببریم، زمان بیشتری ذخیره میکنیم.
اما در عمل، هر بار که فرد از یک موضوع به موضوع دیگری میرود، باید دوباره تمرکز و اطلاعات لازم برای آن کار را بازیابی کند.
این جابهجایی مداوم باعث میشود کاری که میتوانست در چند ساعت تمام شود، چند روز در وضعیت «در حال انجام» باقی بماند.
برای تیمهای بزرگتر، این مشکل شدیدتر هم میشود؛ چون نیمهتمام ماندن یک کار میتواند چند نفر دیگر را هم منتظر نگه دارد.
تعداد کارهای در حال انجام را محدود کنید
یکی از سادهترین راهها برای حل این مشکل، محدود کردن تعداد کارهایی است که همزمان وارد مرحله اجرا میشوند.
فرض کنید یک عضو تیم پنج تسک مهم دارد.
بهجای اینکه هر پنج مورد را همزمان شروع کند، بهتر است ابتدا یک یا دو مورد را تا نقطه مشخصی جلو ببرد یا کاملاً تمام کند و بعد سراغ کار بعدی برود.
این روش شاید در ظاهر سرعت شروع کارها را کاهش دهد، اما سرعت رسیدن به خروجی نهایی را بیشتر میکند.
«شروع نشدن» بعضی کارها اتفاق بدی نیست
یکی از اشتباههای رایج مدیران این است که تصور میکنند تمام درخواستها باید فوراً وارد مرحله اجرا شوند.
اما داشتن یک صف مشخص از کارهایی که هنوز شروع نشدهاند، بسیار بهتر از داشتن دهها تسک نیمهتمام است.
وقتی اولویتها واضح باشند، تیم میداند:
- الان روی چه چیزی باید تمرکز کند؛
- چه کاری بعد از آن قرار دارد؛
- چه مواردی فعلاً نباید شروع شوند؛
- کدام تسک منتظر فرد یا تصمیم دیگری است.
این شفافیت بخش زیادی از آشفتگی روزانه را کم میکند.
وضعیت «در حال انجام» را جدی بگیرید
در بسیاری از ابزارهای مدیریت پروژه، تسکها بین وضعیتهایی مثل «برای انجام»، «در حال انجام» و «انجامشده» جابهجا میشوند.
اما اگر دهها تسک برای هفتهها در ستون «در حال انجام» باقی بمانند، این وضعیت دیگر اطلاعات مفیدی درباره پیشرفت پروژه نمیدهد.
یک تسک باید زمانی وارد مرحله اجرا شود که واقعاً کسی روی آن کار میکند.
اگر کاری منتظر تأیید، اطلاعات، طراحی یا تصمیم فرد دیگری است، بهتر است این موضوع در وضعیت آن مشخص باشد.
مدیر باید گلوگاه را ببیند، نه فقط حجم فعالیت را
تعداد زیاد تسک، پیام، جلسه و فعالیت لزوماً به معنی پیشرفت نیست.
مدیر باید بتواند سریع تشخیص دهد چه کارهایی مدت زیادی متوقف ماندهاند، چه کسی منتظر چه چیزی است و کدام بخش پروژه مانع حرکت بقیه شده است.
گاهی حل کردن یک مانع کوچک میتواند چندین کار را همزمان آزاد کند.
در چنین شرایطی، اضافه کردن تسک جدید نهتنها کمکی نمیکند، بلکه مشکل را بزرگتر میکند.
ابزار مدیریت کار باید به تیم کمک کند تمرکز کند
یک سیستم مدیریت پروژه خوب نباید فقط محلی برای ثبت تعداد زیادی تسک باشد.
باید به تیم کمک کند وضعیت واقعی کارها، اولویتها، مسئول هر فعالیت، زمانبندی و وابستگیها را واضح ببیند.
در دسکاتیو میتوانید پروژهها و تسکهای تیم را در یک فضای مشخص مدیریت کنید، مسئول هر کار را تعیین کنید و وضعیت پیشرفت فعالیتها را بدون پیگیریهای پراکنده مشاهده کنید.
هدف این نیست که تیم تسکهای بیشتری بسازد؛ هدف این است که کارهای مهم، با تمرکز بیشتری به نتیجه برسند.
قبل از شروع کار بعدی، این سؤال را بپرسید
قبل از اینکه یک تسک جدید وارد مرحله اجرا شود، از خودتان بپرسید:
کدام کار نیمهتمام را میتوانیم اول به پایان برسانیم؟
همین سؤال ساده میتواند تعداد زیادی از کارهای پراکنده تیم را کم کند.
تیمهای مؤثر لزوماً کارهای بیشتری را همزمان انجام نمیدهند؛ آنها بهتر میدانند چه چیزی را شروع کنند و مهمتر از آن، چه چیزی را تمام کنند.