اگر مدیر یادآوری نکند، کار انجام نمی‌شود؛ مشکل از تیم است یا سیستم؟
وقتی انجام شدن کارها به یادآوری مداوم مدیر وابسته باشد، مشکل فقط فراموش‌کاری اعضای تیم نیست. معمولاً فرایند پیگیری، مسئولیت‌ها و زمان‌بندی کارها به‌اندازه کافی شفاف نیست.
«یادت نره این کار رو انجام بدی»
صبح به یکی از اعضای تیم پیام می‌دهید:
«اون فایل رو امروز بفرست.»
ظهر دوباره درباره یک کار دیگر یادآوری می‌کنید.
عصر متوجه می‌شوید یک تسک مهم هنوز شروع نشده و باید دوباره پیگیری کنید.
کم‌کم بخش قابل‌توجهی از زمان مدیر صرف این می‌شود که به افراد بگوید چه کاری باید انجام دهند، چه چیزی عقب افتاده و کدام کار باید امروز تمام شود.
در ظاهر ممکن است این وضعیت شبیه ضعف مسئولیت‌پذیری تیم باشد، اما همیشه مشکل از افراد نیست.
گاهی خود سیستم کاری تیم طوری طراحی شده که بدون یادآوری مدیر، کارها به‌راحتی فراموش می‌شوند.
وقتی حافظه مدیر تبدیل به ابزار مدیریت پروژه می‌شود
در بعضی تیم‌ها اطلاعات مربوط به کارها میان چند محیط مختلف پخش شده است:
- بخشی از کارها در پیام‌رسان مطرح می‌شوند.
- بعضی موارد در جلسه گفته می‌شوند.
- چند تسک در یک ابزار مدیریت پروژه ثبت شده‌اند.
- زمان تحویل بعضی کارها فقط در ذهن مدیر باقی مانده است.
در چنین شرایطی طبیعی است که اعضای تیم برای دانستن قدم بعدی مرتب به مدیر وابسته شوند.
مدیر ناخواسته تبدیل به مرکز یادآوری تیم می‌شود.
اگر او یک روز پیگیری نکند، بخشی از کارها ممکن است متوقف شوند.
یک کار خوب باید بدون یادآوری قابل پیگیری باشد
برای هر کار مهم حداقل چند سؤال باید پاسخ مشخصی داشته باشد:
- چه کاری باید انجام شود؟
- مسئول مستقیم آن چه کسی است؟
- تا چه زمانی باید تمام شود؟
- وضعیت فعلی کار چیست؟
- بعد از اتمام باید به چه کسی یا چه مرحله‌ای منتقل شود؟
اگر پاسخ این سؤال‌ها فقط در ذهن مدیر باشد، تیم هنوز سیستم مشخصی برای مدیریت جریان کار ندارد.
اما وقتی این اطلاعات در یک فضای مشترک ثبت شوند، هر فرد می‌تواند بدون پیام گرفتن از مدیر بداند چه چیزی در انتظار اوست.
یادآوری زیاد یک علامت است، نه راه‌حل
پیگیری کردن بخشی طبیعی از مدیریت است.
اما بین «پیگیری وضعیت» و «یادآوری دائمی وظایف» تفاوت وجود دارد.
مدیر باید بتواند وضعیت کار را بررسی کند، نه اینکه هر روز به اعضای تیم یادآوری کند چه کاری دارند.
اگر تعداد یادآوری‌ها زیاد شده، بهتر است قبل از فشار آوردن به اعضای تیم بررسی کنید آیا این مشکلات وجود دارند یا نه:
مسئولیت‌ها واضح نیستند
وقتی یک کار به چند نفر مربوط است اما مالک مشخصی ندارد، هر فرد ممکن است تصور کند نفر دیگری آن را انجام خواهد داد.
زمان تحویل مشخص نیست
تسکی که فقط برچسب «بعداً انجام بده» دارد، معمولاً در رقابت با کارهای فوری‌تر عقب می‌افتد.
اولویت‌ها دائماً تغییر می‌کنند
اگر هر روز کار جدیدی با اولویت بالاتر وارد شود، اعضای تیم نمی‌دانند واقعاً کدام کار اهمیت بیشتری دارد.
وضعیت کارها قابل مشاهده نیست
اگر برای فهمیدن وضعیت هر کار مجبور باشید مستقیماً از افراد سؤال کنید، اطلاعات تیم بیش از حد وابسته به ارتباط شفاهی است.
سیستم خوب، بخشی از مدیریت را خودکار می‌کند
هدف از سیستم‌سازی این نیست که ارتباط انسانی حذف شود.
هدف این است که موضوعات تکراری و قابل پیش‌بینی، دیگر به حافظه افراد وابسته نباشند.
مثلاً یک سیستم مدیریت کار مناسب می‌تواند مشخص کند:
- امروز چه کارهایی موعد تحویل دارند.
- چه تسک‌هایی عقب افتاده‌اند.
- مسئول هر کار چه کسی است.
- چه فعالیت‌هایی هنوز شروع نشده‌اند.
- کدام کارها منتظر تأیید یا تحویل به مرحله بعد هستند.
در این شرایط، مدیر به‌جای اینکه دائماً نقش یادآور را بازی کند، می‌تواند روی حل موانع، تصمیم‌گیری و اولویت‌بندی تمرکز کند.
استقلال تیم از همین نقطه شروع می‌شود
تیم مستقل تیمی نیست که هیچ‌وقت به مدیر نیاز نداشته باشد.
تیم مستقل تیمی است که برای انجام فعالیت‌های روزمره نیازی به دستور و یادآوری مداوم مدیر ندارد.
هر عضو می‌داند چه مسئولیتی دارد، اولویت فعلی چیست و کارش باید چه زمانی تحویل داده شود.
مدیر هم می‌تواند بدون پرسیدن مداوم «این کار چی شد؟» تصویر روشنی از وضعیت پروژه داشته باشد.
دسکاتیو و مدیریت بدون یادآوری‌های مداوم
در دسکاتیو می‌توانید تسک‌ها، مسئول هر کار، زمان تحویل، وضعیت پروژه و روند فعالیت تیم را در یک فضای مشترک مدیریت کنید.
به این ترتیب اطلاعات مهم فقط در پیام‌ها، جلسات یا ذهن مدیر باقی نمی‌مانند و اعضای تیم دید واضح‌تری نسبت به کارهای خود دارند.
هدف این نیست که مدیر کمتر در جریان کار باشد؛ بلکه قرار است برای در جریان بودن، مجبور به پیگیری تک‌تک افراد نباشد.
جمع‌بندی
اگر احساس می‌کنید بخش زیادی از روزتان صرف جمله‌هایی مثل «یادت نره»، «این کار چی شد؟» و «امروز حتماً انجامش بده» می‌شود، احتمالاً زمان بررسی فرایند مدیریت کار تیم رسیده است.
یک تیم خوب فقط به افراد مسئولیت‌پذیر نیاز ندارد؛ به سیستمی هم نیاز دارد که مسئولیت‌ها، زمان‌بندی و وضعیت کارها را شفاف نگه دارد.
هرچه وابستگی کارهای روزمره به حافظه و پیگیری مدیر کمتر شود، زمان بیشتری برای مدیریت واقعی باقی می‌ماند.