تسکها انجام میشوند، اما پروژه جلو نمیرود؛ مشکل کجاست؟
گاهی اعضای تیم دائماً در حال انجام تسک هستند و لیست کارها هم مرتب کوتاه میشود، اما پروژه آنطور که انتظار دارید پیشرفت نمیکند. دلیل معمولاً کمکاری تیم نیست؛ مشکل در اولویتبندی، وابستگی بین کارها و نبود دید مشترک نسبت به هدف پروژه است.
همه مشغولاند، اما پروژه هنوز عقب است
یکی از اعضای تیم طراحی را تحویل داده است.
برنامهنویس چند تسک را بسته.
تیم محتوا هم کارهای برنامهریزیشده را انجام داده و در ابزار مدیریت پروژه تعداد زیادی تسک با وضعیت «انجامشده» دیده میشود.
با این حال، وقتی وضعیت واقعی پروژه را بررسی میکنید، احساس میکنید هنوز فاصله زیادی تا نتیجه نهایی دارید.
این اتفاق برخلاف چیزی که در نگاه اول به نظر میرسد، الزاماً نشانه کمکاری تیم نیست.
ممکن است افراد واقعاً پرتلاش باشند، اما انرژی تیم روی کارهایی مصرف شود که بیشترین تأثیر را روی پیشرفت پروژه ندارند.
تفاوت «انجام کار» با «پیشرفت پروژه»
تمام تسکها ارزش یکسانی ندارند.
فرض کنید برای انتشار نسخه جدید یک محصول، سه کار اصلی باقی مانده است:
- رفع یک باگ مهم در فرایند پرداخت
- آمادهسازی صفحه اصلی محصول
- تغییر چند آیکون در پنل مدیریت
اگر تیم ابتدا آیکونها را تغییر دهد، یک تسک با موفقیت بسته شده است؛ اما پروژه تقریباً هیچ قدم مهمی به انتشار نزدیکتر نشده.
در مقابل، رفع مشکل پرداخت ممکن است زمان بیشتری بگیرد، اما تأثیر بسیار بزرگتری روی آماده شدن محصول داشته باشد.
به همین دلیل، سنجش بهرهوری فقط با تعداد تسکهای انجامشده میتواند تصویر اشتباهی از عملکرد تیم ایجاد کند.
مشکل اول: اولویتها برای همه واضح نیستند
در بسیاری از تیمها، افراد میدانند چه کاری باید انجام دهند، اما نمیدانند کدام کار مهمتر است.
در نتیجه هرکس معمولاً به سراغ کاری میرود که سریعتر، سادهتر یا در دسترستر است.
کمکم تعداد زیادی فعالیت انجام میشود، بدون اینکه مهمترین موانع پروژه برطرف شده باشند.
یک سیستم مدیریت کار مناسب باید فقط لیستی از تسکها نمایش ندهد؛ بلکه مشخص کند در هر مقطع، کدام فعالیت بیشترین اهمیت را برای تیم دارد.
مشکل دوم: وابستگی بین تسکها دیده نمیشود
بعضی کارها به تنهایی قابل انجام نیستند.
مثلاً توسعه یک صفحه ممکن است به طراحی رابط کاربری وابسته باشد، تست یک قابلیت به آماده شدن نسخه توسعه وابسته باشد و انتشار محصول هم بدون تأیید نهایی امکانپذیر نباشد.
اگر این وابستگیها مشخص نباشند، ممکن است افراد روی کارهایی تمرکز کنند که هنوز زمان مناسب انجام آنها نرسیده است.
در چنین شرایطی تیم مشغول میماند، اما جریان اصلی پروژه متوقف میشود.
مشکل سوم: پروژه به مجموعهای از تسکهای جدا تبدیل شده است
یکی از مشکلات رایج ابزارهای مدیریت کار این است که بعد از مدتی همه چیز تبدیل به صدها تسک کوچک میشود.
اعضای تیم کارهای روزانه خود را میبینند، اما تصویر بزرگتر پروژه کمکم از بین میرود.
یک طراح ممکن است فقط طراحی خود را ببیند.
برنامهنویس روی لیست توسعه تمرکز کند.
مدیر محتوا هم تقویم محتوایی خودش را دنبال کند.
اما اگر مشخص نباشد تمام این فعالیتها قرار است به چه هدف مشترکی برسند، تیم به جای حرکت هماهنگ، در چند جهت مختلف حرکت میکند.
خروجی مهمتر از تعداد فعالیت است
مدیران معمولاً با یک وسوسه ساده روبهرو میشوند: هرچه تعداد تسکهای بستهشده بیشتر باشد، تیم بهرهورتر است.
اما معیار بهتر این است که بپرسیم:
این هفته چه چیزی در پروژه واقعاً جلو رفت؟
ممکن است یک تیم در یک هفته فقط پنج کار کلیدی انجام دهد و پروژه را به مرحله بعد برساند.
تیم دیگری شاید پنجاه تسک کوچک ببندد، اما هنوز همان مشکلات قبلی را داشته باشد.
بهرهوری واقعی بیشتر از اینکه به حجم فعالیت مربوط باشد، به میزان تأثیر فعالیتها وابسته است.
چطور این مشکل را حل کنیم؟
اول از همه، تعداد اولویتهای اصلی را محدود کنید.
اگر همه چیز «فوری» باشد، در واقع هیچ چیز اولویت ندارد.
برای هر پروژه مشخص کنید مهمترین خروجی فعلی چیست و چه کارهایی مستقیماً به آن کمک میکنند.
سپس وابستگی میان تسکها را مشخص کنید تا اعضای تیم بدانند انجام چه کاری مسیر کار بقیه را باز میکند.
در نهایت، وضعیت پروژه را فقط با تعداد تسکهای انجامشده نسنجید. پیشرفت باید بر اساس رسیدن به خروجیها، نقاط عطف و اهداف اصلی بررسی شود.
ابزار مدیریت کار باید تصویر کلی را هم نشان دهد
یک ابزار خوب نباید فقط محل ثبت تسکها باشد.
اعضای تیم باید بتوانند ارتباط میان پروژهها، وظایف، جلسات، تصمیمها و زمانبندی را در یک فضای مشخص ببینند.
وقتی اطلاعات در چند ابزار مختلف پخش باشند، فهمیدن اینکه واقعاً چه چیزی مانع پیشرفت پروژه شده سختتر میشود.
دسکاتیو با متمرکز کردن مدیریت تسکها، پروژهها، جلسات و اطلاعات تیم در یک فضای کاری، کمک میکند فعالیتهای روزمره از هدف اصلی پروژه جدا نشوند.
هدف این نیست که اعضای تیم تسکهای بیشتری انجام دهند؛ بلکه باید مطمئن شوید کار درست، در زمان درست و توسط فرد درست انجام میشود.
مشغول بودن همیشه به معنی بهرهوری نیست
یک تیم میتواند تمام روز در حال کار باشد و همچنان پروژههایش دیر تمام شوند.
وقتی اولویتها واضح نباشند، وابستگیها دیده نشوند و هر فرد فقط لیست وظایف خودش را دنبال کند، حجم زیادی از فعالیت الزاماً به نتیجه بیشتر تبدیل نمیشود.
مدیریت حرفهای پروژه یعنی بتوانید بین «کاری که انجام شده» و «پیشرفتی که ایجاد شده» تفاوت قائل شوید.
گاهی برای سریعتر شدن پروژه، لازم نیست تیم بیشتر کار کند؛ فقط باید کار مهمتری انجام دهد.